Soalan Lazim (FAQ)
PEMBERIAN DAN PENERIMAAN HADIAH
SOALAN LAZIM BERKENAAN GARIS PANDUAN PEMBERIAN DAN PENERIMAAN HADIAH UNTUK STAF UTHM
- Apakah yang dimaksudkan hadiah?
Bagi maksud Garis Panduan Pemberian dan Penerimaan Hadiah Untuk Staf UTHM, hadiah termasuklah sumbangan, tajaan, anugerah, bantuan, bonus, cenderamata, derma dan keraian. Kamus Dewan terbitan Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur mentakrifkan hadiah sebagai pemberian atau ganjaran. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 1998 mentakrifkan hadiah termasuklah wang, harta alih atau tidak alih, kenderaan, tambang percuma, saham, tiket loteri, kemudahan perjalanan, hiburan, perkhidmatan, keahlian kelab, apa-apa bentuk diskaun atau komisen, hamper, barangan kemas, perhiasan, apa-apa pemberian, cenderamata, atau apa-apa benda yang bernilai, yang diberi kepada atau diterima oleh pegawai itu, keluarganya atau mana-mana orang lain bagi pihaknya daripada mana-mana orang, dengan tiada balasan (without consideration) atau dengan balasan yang diketahui oleh pegawai itu sama ada mencukupi atau tidak mencukupi. - Adakah pemberian hamper yang kecil nilainya dan beberapa biji limau mandarin dianggap rasuah?
Penerimaan atau pemberian hadiah tidak kira kecil atau besar nilainya adalah menjadi suatu kesalahan rasuah sekiranya staf yang menerima tersebut mempunyai hubungan tugas rasmi sama ada secara langsung atau tidak langsung dengan pemberinya. Hadiah yang diterima itu boleh menjadi suatu dorongan atau upah untuk staf melakukan atau tidak melakukan sesuatu perbuatan dalam menjalankan tugas-tugas rasmi staf tersebut dengan pemberinya (Rujuk perenggan 4.1 dan 4.2 Garis Panduan). - Bolehkah Staf UTHM menerima hadiah semasa musim perayaan?
Staf UTHM sebagai pegawai badan berkanun tidak boleh menerima hadiah dalam apa bentuk sekalipun seperti hamper, limau mandarin, ang pau dan lain-lain daripada pemberi yang ada hubungan dengan tugas rasminya tidak kira semasa musim perayaan atau bukan musim perayaan. (Rujuk perenggan 4.1 Garis Panduan) - Bolehkah seorang Staf UTHM menerima hadiah yang tiada kaitan dengan tugas rasminya?
Boleh diterima tetapi hendaklah hadiah itu sepadan iaitu nilainya kurang ¼ daripada emolumen atau tidak lebih RM500.00 (mana yang lebih rendah) dan bersesuaian dengan maksud hadiah tersebut diberi. Sekiranya tidak sepadan iaitu melebihi ¼ emolumen atau melebihi RM500.00, maka pemberian tersebut perlu mendapat kebenaran daripada Naib Canselor untuk kelulusan penerimaan hadiah dengan mengisi Borang B. Hadiah yang nilainya melebihi RM 500.00 hanya boleh diterima dalam keadaan tertentu seperti hadiah diterima dari rakan sekerja sempena persaraan, pertukaran jabatan, pertunangan atau perkahwinan staf. Sekiranya staf masih berasa ragu-ragu sama ada hadiah tersebut sepadan atau tidak, atau boleh diterima atau tidak, maka penerimaan hadiah tersebut perlu dilaporkan kepada Naib Canselor melalui Ketua PTj untuk kelulusan dengan mengisi Borang B. (Rujuk perenggan 4.4) - Apakah yang perlu dilakukan sekiranya hadiah seperti hamper atau jambangan bunga diletakkan di atas meja staf atau dihantar ke rumah di mana pemberinya tidak diketahui?
Bagi keadaan sedemikian, pegawai dinasihat untuk melaporkan kepada Naib Canselor melalui Ketua PTjnya dengan mengisi Borang B. Tindakan sedemikian bertujuan untuk menyelamatkan staf daripada ditohmah oleh pihak tertentu. (Rujuk perenggan 4.3.2) - Bolehkah Staf UTHM menerima hadiah semasa menghadiri program atau majlis rasmi?
Merujuk kepada subperaturan 7(1), Jadual Kedua, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605], pegawai badan berkanun tidak boleh menerima hadiah daripada pemberi yang ada kaitan dengan tugas rasminya. Walau bagaimanapun dalam keadaan yang sukar ditolak seperti pemberian di dalam majlis rasmi dan jika ditolak akan memalukan pemberi, hadiah tersebut boleh diterima dengan syarat staf hendaklah dengan seberapa segera melaporkan penerimaan tersebut kepada Ketua PTj dengan mengisi Borang A jika hadiah tersebut kurang RM100.00 atau berbentuk plak / pennant / kraftangan / bahan cetak atau barangan cepat rosak seperti kuih atau buah-buahan. Hanya perlu lapor sahaja kepada Ketua PTj untuk tujuan rekod dan tidak perlu kelulusan. Namun, jika hadiah yang diterima bernilai lebih RM100.00 atau staf berasa ragu-ragu dengan nilai dan ciri-cirinya (bukan bahan cetak / barang mudah rosak), maka staf hendaklah mendapatkan kebenaran penerimaan hadiah daripada Naib Canselor dengan mengisi Borang B (Rujuk perenggan 4.3.3.1 dan 4.3.3.2, Garis Panduan). - Sebuah syarikat swasta telah diberi tender membekal peralatan pejabat kepada suatu jabatan di UTHM. Bolehkah jabatan terlibat menerima sumbangan berbentuk hadiah untuk meraikan Hari Keluarga jabatan tersebut.
Sumbangan juga adalah termasuk di dalam definisi hadiah dan sumbangan yang diberikan untuk tujuan aktiviti jabatan hendaklah dianggap sumbangan kepada Universiti. Sumbangan yang diterima tersebut hendaklah mengikut tatacara pengurusan sumbangan, hadiah dan derma di Universiti sebagaimana yang digariskan di bawah Pekeliling Bendahari Bilangan 2 Tahun 2011. - Bolehkah Kelab Kebajikan PTj meminta dan menerima apa-apa sumbangan berupa barangan atau wang ringgit daripada pihak luar?
Permohonan sumbangan berupa barangan atau wang ringgit daripada pihak luar ke Kelab Kebajikan PTj juga tertakluk kepada tatacara pengurusan sumbangan, hadiah dan derma di Universiti sebagaimana yang digariskan di bawah Pekeliling Bendahari Bilangan 2 Tahun 2011. - Bolehkah hadiah yang berbentuk cenderamata diberikan kepada penceramah yang merupakan seorang penjawat awam?
Boleh diberikan dan hadiah yang dibenarkan sama ada berbentuk plak, pennant, barang-barang inovasi yang dihasilkan sendiri oleh UTHM atau apa-apa bentuk bahan bercetak yang berkaitan dengan UTHM dan bertujuan untuk mempromosi UTHM. Pemberian hadiah tersebut hendaklah mematuhi tatacara sebagaimana yang digariskan di bawah Pekeliling Bendahari Bilangan 2 Tahun 2011. (Rujuk perenggan 4.6, Garis Panduan). - Seorang Staf UTHM telah menerima wang tunai bernilai RM500.00 semasa musim perayaan daripada individu yang sering berurusan rasmi dengan jabatan dan dalam keadaan yang sukar ditolak. Beliau kemudian melaporkan kepada Ketua PTj. Apakah yang perlu dilakukan oleh Ketua PTj?
Tindakan Staf UTHM tersebut adalah bertepatan dengan Garis Panduan Pemberian dan Penerimaan Hadiah Untuk Staf UTHM. Namun Staf sepatutnya menolak hadiah tersebut dari peringkat awal diterima. Dari segi tindakan Ketua PTj beliau perlulah memikirkan dari segi kepentingan jabatan secara keseluruhannya. Memandangkan nilainya tidak sepadan dan berkaitan dengan tugas rasmi, maka Ketua PTj hendaklah mengarahkan staf tersebut memulangkan wang tunai tersebut kembali kepada pemberi. - Bolehkah Staf UTHM menerima tambang tiket penerbangan percuma daripada pemberi yang mempunyai kaitan dengan tugas rasmi?
Tidak boleh kerana menjurus kepada kesalahan jenayah rasuah di mana boleh menjadi dorongan sebagai balasan bagi sesuatu kerja yang telah atau akan dilaksanakan.
PENGURUSAN PEKERJAAN LUAR
SOALAN LAZIM BERKENAAN GARIS PANDUAN PENGURUSAN PEKERJAAN LUAR UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
- Apakah yang dimaksudkan dengan pekerjaan luar?
Pekerjaan luar ertinya sesuatu pekerjaan yang dilakukan di luar deskripsi tugas seseorang pegawai di UTHM sama ada dengan tujuan mendapatkan upah, ganjaran, honorarium atau sebagainya, dan sebagaimana yang dinyatakan dalam subperaturan 4(1) Jadual Kedua, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605] termasuklah apa-apa aktiviti seperti berikut:
(a) mengambil bahagian, sama ada secara langsung atau tidak langsung, dalam pengurusan atau urusan apa-apa pengusahaan komersial, pertanian, atau perindustrian;
(b) mengusahakan bagi mendapatkan upah apa-apa kerja dengan mana-mana institusi, syarikat, firma atau individu persendirian; dan
(c) sebagai seorang pakar, memberikan apa-apa laporan atau memberikan apa-apa keterangan sama ada secara percuma atau dengan dibayar upah.
Contoh pekerjaan luar diperjelaskan lagi seperti di Lampiran A, Garis Panduan. - Mengapa perlu memohon kebenaran untuk melakukan pekerjaan luar?
Setiap staf UTHM pada dasarnya digesa untuk memberi tumpuan dan fokus hanya kepada pekerjaan hakiki yang telah diamanahkan oleh majikan. Walau bagaimanapun, tidak dapat dinafikan, terdapat staf UTHM yang diarahkan untuk melakukan kerja luar sebagai sebahagian tuntutan kerjaya seperti melaksanakan kerja-kerja perundingan dan pengujian. Terdapat juga staf yang mempunyai keperluan untuk meningkatkan taraf ekonomi keluarga seperti melakukan pekerjaan sambilan di luar waktu bekerja. Oleh itu, peraturan telah menetapkan agar perkerjaan luar yang ingin dilakukan tersebut hendaklah mendapat kebenaran terlebih dahulu daripada Universiti agar prestasi staf boleh dipantau dari semasa ke semasa. - Apakah rasional di sebalik keperluan memohon kebenaran pekerjaan luar?
Pekerjaan luar perlu mendapat perakuan dan kebenaran daripada Ketua agar tingkah laku staf dapat diselia dan dipantau dari segi prestasi kerja dan untuk mengelakkan terjejasnya kebergunaan seseorang staf tersebut apabila telah diluluskan untuk menjalankan pekerjaan luar. - Mengapakah kebenaran melakukan pekerjaan luar perlu dimohon pada setiap tahun?
Kebenaran perlu dipohon pada setiap tahun agar Ketua atau Penyelia dapat memantau staf secara tahunan dan menilai semula keperluan kebenaran yang telah diberikan pada tahun sebelumnya. - Saya telah mendapatkan kebenaran melakukan pekerjaan luar pada tahun 2017, adakah saya perlu memohon kebenaran semula?
Ya. Staf yang telah diluluskan permohonan pekerjaan luar sebelum tahun 2021 dan masih menjalankan pekerjaan luar tersebut hendaklah memohon kebenaran semula. - Saya baru mendapatkan kelulusan pekerjaan luar pada bulan Februari 2021 dengan menggunakan borang yang lama, adakah saya perlu memohon semula?
Dalam keadaan sedemikian, staf yang telah diluluskan atau membuat permohonan kebenaran melakukan pekerjaan luar pada bulan Januari hingga Februari 2021 adalah dikecualikan daripada memohon kebenaran semula. Sekiranya staf masih melakukan pekerjaan luar tersebut pada tahun 2022, maka staf perlu memperbaharui kelulusan melalui permohonan yang baharu. - Adakah Ketua boleh menolak permohonan pekerjaan luar saya?
Dalam mempertimbangkan untuk memberi perakuan untuk pekerjaan luar, Ketua perlu mempertimbangkan perkara berikut:
(a) pekerjaan luar tersebut tidak dilakukan dalam waktu pejabat dan semasa pegawai itu dikehendaki melaksanakan tugas rasminya;
(b) tidak akan dengan apa-apa cara cenderung menjejaskan kebergunaan pegawai itu sebagai seorang pegawai badan berkanun; dan
(c) tidak akan dengan apa-apa cara cenderung bercanggah dengan kepentingan badan berkanun, atau menjadi tidak selaras dengan kedudukan pegawai itu sebagai seorang pegawai badan berkanun.
Ketua berhak untuk tidak memperakukan sesuatu permohonan pekerjaan luar sekiranya Ketua berpendapat bahawa staf tidak mampu memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan di atas. Sehubungan itu, staf hendaklah patuh kepada keputusan yang telah dibuat.
Walau bagaimanapun, Universiti berhak memberikan kelulusan kepada staf untuk melakukan pekerjaan luar dalam waktu pejabat sekiranya pekerjaan tersebut mempunyai kaitan kepada kepentingan dan fungsi Universiti. - Berapa lama tempoh kebenaran pekerjaan luar ini boleh diberikan?
Semua kebenaran pekerjaan luar yang diluluskan akan berakhir pada 31 Disember setiap tahun dan hendaklah diperbaharui melalui permohonan yang baharu sekiranya staf masih menjalankan pekerjaan luar tersebut. - Adakah saya wajib memberikan sumbangan kepada Universiti atas balasan kebenaran pekerjaan luar yang diberikan?
Sumbangan yang dinyatakan adalah berbentuk sukarela dan tidak wajib serta tiada penetapan suatu kadar tetap. Peruntukan sumbangan yang dinyatakan adalah demi menggalakkan budaya menyumbang dalam kalangan staf UTHM untuk bersama-sama membantu kelestarian kewangan Universiti tidak kira sama ada kecil atau besar sumbangan tersebut. - Adakah pekerjaan luar boleh dilakukan dalam waktu pejabat?
Tidak boleh!. Sebagaimana syarat kelulusan yang dinyatakan, ianya tidak boleh dilakukan dalam waktu pejabat dan semasa pegawai itu dikehendaki melaksanakan tugas rasminya. Sekiranya sesuatu pekerjaan luar tersebut perlu dilaksanakan dalam waktu pejabat, staf hendaklah mendapatkan kelulusan khas Pihak Berkuasa Universiti atau menggunakan kemudahan cuti rehat.
Walau bagaimanapun, Universiti berhak memberikan kelulusan kepada staf untuk melakukan pekerjaan luar dalam waktu pejabat sekiranya pekerjaan tersebut mempunyai kaitan kepada kepentingan dan fungsi Universiti. - Adakah saya perlu memohon kebenaran untuk melakukan kerja luar walaupun pekerjaan luar tersebut dilakukan di luar waktu pejabat?
Ya, anda perlu memohon kebenaran untuk melakukan pekerjaan luar walaupun pekerjaan luar tersebut dilakukan di luar waktu pejabat agar Ketua dapat memantau prestasi dan tumpuan / fokus staf apabila staf kembali bertugas di pejabat. - Adakah saya perlu memohon kebenaran untuk melakukan kerja luar walaupun tidak dibayar upah dan sebagainya?
Ya, anda perlu memohon kebenaran untuk melakukan pekerjaan luar walaupun tidak dibayar upah dan sebagainya. - Saya hanya menjalankan pekerjaan secara kecil-kecilan sahaja seperti menjadi dropship agent untuk tambah pendapatan dan kerana minat berniaga, adakah saya juga perlu memohon kebenaran untuk melakukan kerja luar?
Ya, anda perlu memohon kebenaran untuk melakukan pekerjaan luar tidak kira kecil atau besar nilai hasil pulangan pekerjaan luar tersebut. - Adakah borang pekerjaan luar yang baharu ini direka khusus untuk pekerjaan luar yang dipohon oleh staf akademik sahaja?
Tidak. Semua permohonan pekerjaan luar hendaklah dipohon dengan menggunakan borang yang sama iaitu Borang UTHM.UI-04/2022. Pemohon hendaklah melengkapkan ruangan yang berkaitan dengan pekerjaan luar yang dimohon pada borang tersebut.